Chroń poufne dane w plikach PDF i skanach dokumentów

W codziennym życiu nie raz wysyłamy za pomocą poczty elektronicznej czy nawet social mediów różnego typu dokumenty. Często zawierające poufne dane, które nie powinny trafić w niepowołane ręce. Wydaje nam się, że przecież wysyłamy je konkretnej osobie i prosimy o to, by nie przekazywano tego dalej i nie informowano o niektórych treściach. Ale czy ten dokument aby na pewno jest chroniony? Warto się zastanowić zanim udostępnisz takie dokumenty i zadbać o odpowiednią ochronę zawartych w nich informacji. Zależnie też od rodzaju dokumentu i celu powinien być on zabezpieczany na różne sposoby.
Poniżej znajdziesz przygotowaną przez nas serię porad i wskazówek jak chronić poufne dane w plikach PDF i skanach dokumentów.

Chroń dokumenty przed dostępem niepowołanych osób

Dokumenty, które są przeznaczone tylko dla wybranych osób, można chronić za pomocą hasła. To uniemożliwia osobom postronnym otwarcie pliku i odczytanie jego treści, zapewniając bezpieczeństwo zawartym w nim poufnym informacjom oraz udostępniając je tylko osobom dysponującym hasłem.

W programie ABBYY FineReader 14 z funkcji tej można korzystać podczas wykonywania wszelkich zadań związanych z plikami PDF:
Podczas konwertowania zeskanowanych dokumentów na format PDF w edytorze OCR: menu Narzędzia > Opcje > Ustawienia formatowania > PDF > Chroń dokumenty hasłami;
Podczas tworzenia dokumentów PDF jakiegokolwiek typu w oknie dialogowym „Konwersja na PDF”: Nowe zadanie > Konwertuj na PDF > Więcej opcji… > Ustawienia formatowania > PDF > Chroń dokumenty hasłami;
Podczas edytowania i zapisywania dokumentów PDF w edytorze PDF: kliknij przycisk „Zabezpieczenie hasłem” na pasku narzędzi.

Ogranicz możliwości pracy z dokumentem

Czasami treść dokumentu powinna być dostępna szerokiemu gronu odbiorcy, ale potrzebne są pewne ograniczenia w zakresie jego używania. Za pomocą haseł „ograniczeń” lub „uprawnień” autor dokumentu może uniemożliwić jego drukowanie lub pozwolić na drukowanie tylko w niskiej rozdzielczości. Istnieje też możliwość wyłączenia wszystkich funkcji edycji dokumentu lub pozostawienia tylko niektórych z nich, np. wypełniania pól formularza albo dodawania komentarzy. Jest wiele różnych możliwości w tym zakresie. Za pomocą haseł „ograniczających” można nawet określić, czy użytkownicy mogą kopiować tekst i obrazy z dokumentu oraz czy czytniki ekranu mogą „czytać” tekst znajdujący się na obrazie.

Wymaż poufne informacje

W udostępnianych innym dokumentach mogą znajdować się poufne informacje, które nie powinny być rozpowszechniane, na przykład dane osobowe, dane kont bankowych, nazwy kontrahentów itd. Aby bez problemu udostępniać takie dokumenty, nie ujawniając zawartych w nich poufnych informacji, dane te można wymazać (zamaskować kolorem i usunąć), pozostawiając tylko to, co może zostać ujawnione. Tak skasowane informacje nie dadzą się odzyskać z żadnej warstwy dokumentu.

Podczas pracy z dokumentami PDF w edytorze PDF można nawet masowo wymazywać wystąpienia tego samego słowa w całym dokumencie. Włącz narzędzie Szukaj (lupa po lewej stronie): wpisz słowo kluczowe, wybierz co chcesz wymazać w wynikach wyszukiwania i kliknij przycisk „Zastosuj wymazywanie”.

Uwaga: jeśli słowo znajduje się na obrazach (np. nazwa firmy albo logo), to po zastosowaniu funkcji masowego wymazywania może ono nadal być widoczne. W takim przypadku obrazy należy sprawdzić osobno i skorzystać z funkcji Usuń.

Usuń „ukryte” dane z plików PDF

Jak może wiesz, dokumenty PDF mogą działać na bardzo różne sposoby.

Mogą zawierać niewidoczne dane, które nie powinny zostać nikomu ujawnione – na przykład metadane (nazwisko autora, temat, słowa kluczowe), zakładki, warstwy tekstowe w skanach dokumentów itd.

W programie ABBYY FineReader 14 tego typu dane można usunąć za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

Usunięcie „ukrytej” warstwy tekstowej (na przykład w skanowanych dokumentach PDF) powoduje pozostawienie w dokumencie tylko obrazów, przez co straci on możliwość przeszukiwania i kopiowania tekstu.

Weryfikuj autentyczności i spójności dokumentu

Dziś istnieje już wiele narzędzi służących do edytowania i modyfikowania dokumentów PDF. Przez to osoba udostępniająca taki dokument nigdy nie ma pewności, czy do odbiorcy dotarł on w oryginalnej formie bez żadnych zmian.

Aby umożliwić identyfikację osób podpisujących dokument oraz pomóc w weryfikacji spójności dokumentu, autorzy mogą skorzystać z podpisów cyfrowych. Podpisy cyfrowe opierają się na certyfikatach zawierających dane osoby składającej podpis oraz informacje, czy po podpisaniu dokumentu zostały w nim wprowadzone jakiekolwiek zmiany. Jakakolwiek zmiana w dokumencie wprowadzona po jego cyfrowym podpisaniu unieważni podpis.

Kliknij przycisk „Podpis” na pasku narzędzi i wybierz opcję „Dodaj podpis cyfrowy” lub kliknij menu Narzędzia > Podpis > Dodaj podpis cyfrowy…

Podczas otwierania dokumentu PDF z podpisami cyfrowymi program ABBYY FineReader 14 automatycznie wyświetla informację o ich stanie.